Rédiger un courriel professionnel en anglais exige un ton et un vocabulaire soutenus. On est loin des échanges « sloppy » sur les réseaux sociaux avec nos amis. L’équipe de coachs d’anglais et de traducteurs de Verbatum vous propose donc ses meilleurs conseils.
Utiliser les bonnes formules de politesse
En anglais comme en français, la proximité que vous entretenez avec votre destinataire influencera les formules de politesse que vous utiliserez au début et à la fin de votre courriel.
Formules d’appel
- Dear Mr. / Mrs. Smith : formule polie si vous savez à qui vous vous adressez, mais n’êtes pas particulièrement proche de cette personne
- Dear Sir / Madam : formule polie si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire
- To whom it may concern : le fameux « à qui de droit »
- Good morning / afternoon / evening : formule un peu moins formelle
- Dear Anna : si vous êtes près de cette personne
- Hello / Hi Anna : formule plus amicale
Formules de salutation
- I look forward to hearing from you : J’espère avoir bientôt de vos nouvelles.
- Have a good rest of your day : Bonne fin de journée.
- Best regards, / Kind regards, / Best wishes, : Bien à vous, cordialement
- All the best, : Bien à toi,
Suivre la règle du KISS
Keep It Short and Simple. En bref : soyez clair, précis et concis. Ce conseil est valide en tout temps, mais il est encore plus important de l’appliquer lorsqu’on maîtrise peu une langue.
Les francophones ont l’habitude de multiplier les idées dans leurs phrases (c’est la faute aux cégeps et aux universités! ?). Heureusement pour vous, la structure des phrases est beaucoup plus simple en anglais. Gardez en tête les deux principes suivants :
- Une idée par phrase
- Des phrases courtes : sujet, verbe, complément
Oubliez les « beaux mots » et concentrez-vous sur le vocabulaire de base qui vous permettra d’être compris par votre destinataire.
Proposer une structure logique
Communiquer, c’est prendre son destinataire par la main pour l’amener où l’on veut. C’est ce que vous devez faire dans un courriel. Après les salutations d’usage, placez tout de suite votre courriel dans son contexte. Quel est son but?
- Prendre contact pour la première fois avec quelqu’un;
- Donner suite à son courriel ou à son appel;
- Demander de l’information sur un produit ou un service;
- Faire une plainte.
Puis, élaborez vos idées paragraphe par paragraphe. Avant de conclure, assurez-vous de préciser vos attentes envers votre destinataire. C’est l’heure du call to action :
- I look forward to your reply…
- If you require further information, feel free to contact me…
- Please find attached…
Demander l’aide d’un professionnel, au besoin
Parfois, tous les conseils et la meilleure volonté du monde de suffisent pas. Si c’est votre cas, faire appel à un traducteur professionnel ou à un coach d’anglais représente la meilleure solution.
Avec un coach d’anglais, vous pourrez travailler ensemble sur votre courriel, ou bien rédiger quelques modèles, par exemple :
- Demande d’envoi de documents ou de formulaires;
- Réponse à une demande d’information;
- Demande de renseignements;
- Présentation d’un produit ou d’un service.
Avec des phrases types, il vous restera seulement à ajuster votre modèle en fonction de la situation et du destinataire.
Pour une soumission, un contrat, des outils de communication marketing ou bien tout autre document à valeur légale ou hautement stratégique, nous vous recommandons d’opter pour un rédacteur anglophone ou un traducteur. C’est un investissement qui pourrait vous éviter des erreurs coûteuses et contribuer à la préservation de votre notoriété et de votre image de marque.
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